Vybrali jste WMS, máte jasno v tom, co od něj očekáváte, kdo za projekt odpovídá a možná už máte před sebou i datum spuštění. Teď přichází část, která rozhodne o tom, jak bude systém skutečně fungovat: implementace.
Na první pohled může působit jako technická fáze projektu, kdy se nastaví systém, propojí se data, proškolí uživatelé a spustí ostrý provoz. V praxi je implementace WMS mnohem víc změnou způsobu práce ve skladu, administrativě i celé firmě. Sami jsme si při vývoji a zavádění LOGEE+ ověřili, že mezi tím, co dobře vypadá na procesní mapě, a tím, co se skutečně děje ve skladu, může být poměrně velký rozdíl.
Proto implementace nezačíná u počítače, ale přímo v provozu.
Nejdřív potřebujete vědět, jak sklad opravdu funguje
Příjem zboží, skladování, přesuny, vychystávání, balení, expedice, inventury nebo vratky. Každý sklad má své procesy a téměř každý má také výjimky, zkratky a postupy, které se za roky staly běžnou součástí práce. Právě ty je potřeba při implementaci odhalit.
Nestačí vědět, jak by měl proces podle interní dokumentace fungovat. Potřebujete vidět jeho skutečnou podobu: Kde vznikají chyby? Co lidé stále zapisují ručně? Které informace hledají na několika místech? Kde se čeká? A které zavedené postupy zaměstnanci obcházejí, protože by jinak práci nestihli?
Procesní audit proto nevnímáme jako tvorbu diagramů, které skončí někde v zapomnění. Jeho cílem je získat co nejpřesnější obraz provozu, který má WMS následně řídit. A často už během něj firma narazí na věci, které stojí za změnu bez ohledu na samotný systém.
Ideální objednávka vám toho moc neřekne
Jakmile známe proces, můžeme ho převést do konkrétních scénářů a začít testovat. Standardní objednávka, u které je všechno skladem a celý proces proběhne podle plánu, bývá ta nejjednodušší část.
Mnohem zajímavější jsou situace, které běžný provoz přináší každý den. Část zboží chybí, zákazník objednávku změní, přijde vratka nebo reklamace, zboží je potřeba přesunout mezi pozicemi, probíhá inventura nebo se expeduje přes několik různých dopravců. Právě na těchto scénářích se ukazuje, jestli nastavení WMS odpovídá realitě.
V LOGEE+ proto pracujeme s reálnými situacemi a daty. Systém musí zvládnout běžný den ve skladu se vším, co k němu patří. Pokud funguje pouze ve chvíli, kdy všechno probíhá přesně podle plánu, problém se po spuštění objeví velmi rychle.
Lidé ze skladu patří k implementaci od začátku
Jednou z častých chyb při zavádění nového systému je zapojit budoucí uživatele až ve chvíli, kdy je všechno téměř hotové a začíná školení. Přitom právě lidé z provozu často vidí věci, které z kanceláře jednoduše neuvidíte.
Vědí, který krok zabírá zbytečně mnoho času, kde nejčastěji vzniká chyba, co začne být nepraktické při větším počtu objednávek nebo které informace potřebují mít okamžitě k dispozici. Proto jsme při vývoji a zavádění LOGEE+ zapojovali lidi, kteří se systémem skutečně pracují. Jejich zpětná vazba pomáhá upravovat jednotlivé funkce i celý pracovní postup.
Má to ještě jeden efekt. Pokud se zaměstnanci na změně podílejí už během její přípravy, mnohem lépe chápou, proč k ní dochází a co má přinést. Nový systém pro ně není něco, co se jednoho rána objevilo ve skladu a odteď se v tom musí naučit pracovat.
Pilot ukáže, co procesní mapa neukáže
I dobře připravený proces potřebuje ověřit v reálném provozu. K tomu slouží pilot, který může probíhat na části skladu, vybraném sortimentu, konkrétním typu objednávek nebo třeba u jednoho zákazníka.
Teprve při skutečné práci začnou být vidět detaily. Kolik času jednotlivé operace opravdu zabírají? Kde uživatelé váhají? Které informace jim chybí? Kde vznikají chyby? Který krok je zbytečně komplikovaný?
Pilot tak netestuje pouze samotný WMS. Současně prověřuje proces, data i způsob, jakým s novým řešením pracují lidé. A právě díky omezenému rozsahu lze případné problémy zachytit dřív, než ovlivní celý sklad.
První verze téměř nikdy není poslední
Po pilotním provozu přichází ladění. Některá funkce potřebuje zjednodušit, jinde chybí informace, některý proces se ukáže jako příliš dlouhý. A tak někdy zjistíte, že problém není v systému, ale v samotném způsobu práce.
Právě tady pro nás hraje velkou roli propojení KAMEXu, Arisoftu a LOGEE+. Systém můžeme testovat přímo v reálném logistickém provozu KAMEXu a konkrétní zkušenosti následně přenášet do vývoje v Arisoftu. Vidíme tak nejen to, zda funkce technicky funguje, ale také jak se používá při každodenní práci, co zaměstnancům usnadňuje a kde naopak vzniká zbytečné tření.
Funkce tak neprocházejí pouze testovacím prostředím, ale procházejí skutečným skladem. A právě zpětná vazba mezi provozem a vývojem je pro nás důležitou součástí toho, jak LOGEE+ vzniká a dál se vyvíjí.
Školení není jen ukázka, kam kliknout
Ve chvíli, kdy se blíží ostrý provoz, přichází školení uživatelů. Ani tady nestačí projít jednotlivé obrazovky systému a ukázat, kde se co nachází. Lidé potřebují rozumět celému procesu, vědět, proč se mění a jak jejich práce ovlivňuje další části skladu.
WMS jednotlivé operace propojuje. Chyba při příjmu zboží se může projevit při vychystávání, špatně zadaná informace může později komplikovat expedici nebo inventuru. Čím lépe uživatelé chápou tyto souvislosti, tím snáz se nový způsob práce stane běžnou součástí provozu.
Právě tady se také ukáže, jestli firma změnu skutečně zvládla. Pokud si lidé vedle nového WMS začnou vytvářet vlastní tabulky, poznámky a paralelní postupy, je to poměrně jasný signál, že někde něco nefunguje.
Ostrým spuštěním implementace nekončí
Den spuštění je důležitý milník, jenže sklad se druhý den nezastaví a nezačne fungovat podle dokonale připraveného scénáře. První týdny ostrého provozu obvykle přinesou další data, zkušenosti a situace, které během pilotu nenastaly.
Proto je potřeba sledovat například chybovost, čas jednotlivých operací, produktivitu nebo kvalitu dat a současně poslouchat lidi, kteří se systémem pracují. Právě kombinace čísel a zpětné vazby ukazuje, co funguje a kde má smysl pokračovat v úpravách.
A stejné je to i později. Sklad se mění, přibývají zákazníci, sortiment nebo objem objednávek, mění se požadavky na dopravu a vznikají nové procesy. WMS proto nemůže být systém, který se jednou implementuje a dalších deset let zůstane ve stejné podobě.
Co se nám při implementaci WMS osvědčilo?
Z naší zkušenosti je dobré začít skutečným provozem a teprve potom řešit jednotlivé funkce systému. Testujeme nejen ideální scénáře, ale také výjimky a problémové situace. Zapojujeme lidi ze skladu už během návrhu a pilotu a průběžně měříme čas, chybovost, produktivitu i kvalitu dat.
Stejně důležité je počítat s tím, že první nastavení nebude poslední. Firma by měla mít člověka, který bude mít systém a související procesy dlouhodobě na starosti a bude sledovat, jestli stále odpovídají tomu, co se v provozu skutečně děje.
Nový WMS totiž dokáže velmi dobře digitalizovat proces. Pokud je ale samotný proces špatně nastavený, může stejně efektivně digitalizovat i chaos.
Implementace je jen začátek
Implementace WMS nezačíná instalací systému a nekončí jeho spuštěním. Je to procesní změna, která zasahuje sklad, data, odpovědnosti i každodenní práci lidí.
U LOGEE+ máme možnost sledovat celý tento proces z několika stran. KAMEX přináší reálný logistický provoz, Arisoft vývojové know-how a LOGEE+ propojuje obě zkušenosti do jednoho systému. Díky tomu můžeme nové funkce ověřovat tam, kde se nakonec stejně ukáže jejich skutečná hodnota - v každodenním provozu skladu.
Nejdřív sklad, potom systém
Řešíte výběr nebo implementaci WMS? Projdeme s vámi skutečné fungování skladu, nastavíme procesy a navrhneme systém podle toho, co se v provozu opravdu děje – včetně výjimek, které na procesní mapě často nejsou vidět.